Denne politik forklarer, hvordan personoplysninger behandles på qvikt.dk, på ventelisten og i Qvikt-tjenesten. Der er to forskellige roller, som er vigtige at holde adskilt: Qvikt kan være dataansvarlig for sine egne formål og databehandler for oplysninger, som en kunde lægger i sit regnskab.
1. Når Qvikt er dataansvarlig
Qvikt bestemmer selv formål og hjælpemidler og er derfor dataansvarlig for behandling, der vedrører driften af Qvikt som tjeneste. Det omfatter typisk:
- navn og email ved tilmelding til ventelisten,
- konto-, login- og kontaktoplysninger,
- supporthenvendelser og kommunikation,
- tekniske sikkerheds- og driftslogs,
- abonnements- og betalingsadministration, når betaling åbnes.
Formålet er at give adgang til Qvikt, kommunikere om tjenesten, drive og sikre systemet og administrere et eventuelt kundeforhold. Behandlingsgrundlaget vil afhænge af formålet, herunder samtykke, opfyldelse af en aftale, retlige forpligtelser eller legitime interesser i sikker og stabil drift.
2. Når Qvikt er databehandler
Når en virksomhed anvender Qvikt til sit regnskab og lægger oplysninger om fx kunder, leverandører, medarbejdere eller andre personer ind i tjenesten, bestemmer virksomheden normalt formålet med behandlingen. I den situation er virksomheden dataansvarlig, og Qvikt behandler oplysningerne på virksomhedens vegne som databehandler.
Før Qvikt behandler rigtige kunders regnskabsdata som databehandler, skal der være en databehandleraftale (DPA). Den beskriver blandt andet instrukser, sikkerhed, andre leverandører, sletning eller returnering af data og eventuelle overførsler til lande uden for EU/EØS.
3. Hvilke oplysninger behandles?
Afhængigt af hvordan du bruger Qvikt, kan tjenesten behandle:
- konto- og kontaktoplysninger,
- virksomhedsoplysninger,
- bilag, fakturaer og bogføringsoplysninger,
- kunde- og leverandøroplysninger,
- projekt-, tids- og transaktionsoplysninger,
- tekniske oplysninger om browser, session og sikkerhed.
Qvikt er ikke designet til, at brugere unødigt lægger særlige kategorier af personoplysninger eller CPR-numre ind. Hvis sådanne oplysninger fremgår af et bilag, kan de dog indgå i dokumentet.
4. AI og OpenAI
Når AI-funktioner bruges, kan relevante dele af et bilag eller andre nødvendige oplysninger blive sendt til en AI-leverandør for at læse eller fortolke materialet. Qvikt bruger OpenAI til visse AI-funktioner.
Qvikt bestræber sig på kun at sende de oplysninger, der er nødvendige for den konkrete funktion. Den endelige databehandleraftale og leverandørliste vil beskrive, hvordan AI bruges, hvor data behandles, og hvilket lovligt grundlag der bruges ved eventuelle overførsler, før bred betalende lancering.
5. Leverandører og underdatabehandlere
Qvikt anvender eksterne leverandører til bl.a. database/storage, hosting, AI-behandling, email og senere betaling. Den tekniske løsning omfatter bl.a. Supabase og Vercel, og AI-funktioner kan anvende OpenAI. Stripe forventes anvendt til betaling, når betalte abonnementer åbnes.
Leverandørlisten kan ændre sig, efterhånden som Qvikt færdiggøres. En opdateret underdatabehandlerliste med relevante behandlingssteder og overførselsgrundlag offentliggøres før bred betalende lancering.
6. Hvor behandles data?
Qvikt bruger tekniske leverandører, der driver systemer i flere lande. Vi lover derfor ikke, at al behandling altid sker udelukkende i Danmark eller EU. Hvis personoplysninger overføres uden for EU/EØS, skal der være et lovligt grundlag og passende beskyttelse. Den konkrete opsætning beskrives i den endelige information om databehandling.
7. Sikkerhed
Qvikt bruger adgangsstyring og adskiller virksomhedernes data både i appen og databasen. Forbindelsen til tjenesten er krypteret, og de valgte tekniske leverandører har sikkerhedsmekanismer til lagrede data. Sikkerheden udvikles og testes løbende, mens Qvikt er i tidlig adgang.
8. Opbevaring og sletning
Oplysninger fra ventelisten opbevares, mens de er relevante for den tidlige adgang og information om produktet, eller indtil du beder om sletning eller afmelding.
Regnskabsmateriale kan være omfattet af bogføringslovens opbevaringskrav. Den bogføringspligtige virksomhed har som udgangspunkt pligt til at opbevare regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Se Erhvervsstyrelsens vejledning. Opsigelse af software ændrer ikke i sig selv virksomhedens opbevaringspligt. Qvikts endelige funktioner til sletning og eksport vil derfor blive indrettet, så kunden kan håndtere disse forpligtelser.
9. Dine rettigheder
Når Qvikt er dataansvarlig, kan du efter reglerne have ret til indsigt, rettelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse. Et samtykke kan trækkes tilbage for fremtidig behandling.
Kontakt info@qvikt.dk. Du har også ret til at klage til Datatilsynet.
10. Cookies og lokal lagring
Den nuværende hjemmeside bruger ikke annonce- eller analyse-cookies. Siden kan bruge nødvendig lokal lagring i browseren, fx til at huske et planvalg under besøget. Hvis analyse- eller marketingteknologi tilføjes senere, bliver denne politik og et eventuelt samtykke opdateret først.
11. Ændringer
Qvikt er i tidlig adgang, og denne politik bliver opdateret, når den juridiske enhed, databehandleraftalen, leverandørlisten og den endelige tekniske opsætning er på plads. Væsentlige ændringer markeres med en ny opdateringsdato.